A quien está dirigida la política
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se
encuentre en las bases de datos de la compañía MEDIIMPLANTES S.A. quien actúa en calidad de
responsable del tratamiento de los datos personales.
Marco Legal
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona
tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en
banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen
datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando
se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar
el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra
persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento
de datos personales a «adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos».
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de
obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no
pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas
de tratamiento de información.
MEDIIMPLANTES S.A. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes,
empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos
de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre,
total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de
esa información.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para MEDIIMPLANTES S.A, en calidad de
responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar
en nombre de MEDIIMPLANTES S.A. tratan datos personales por disposición de ésta como
encargados.
Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben
observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún
después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual
manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este
documento debe ser reportado a: sqr@mediimplantes.com
I. Información de la empresa responsable del tratamiento de información personal.
Razón social: MEDIIMPLANTES S.A.
Domicilio: Bucaramanga, Santander, Colombia.
Nit. 804.010.334-4
Dirección de correspondencia: Parque Industrial de Bucaramanga, Manzana C, Bodega 10
Email: sqr@mediimplantes.com
Teléfono: (7) 6761915
1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad.
El tratamiento de los datos personales estará específicamente empleado en la trazabilidad de los
procesos de MEDIIIMPLANTES S.A.
2. Derechos de los titulares.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de
2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad
MEDIIMPLANTES S.A:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MEDIIMPLANTES S.A, en su
condición de responsable del tratamiento;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MEDIIMPLANTES S.A., en su condición de
Responsable del Tratamiento;
c) Ser informado por MEDIIMPLANTES S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a
sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante el Responsable del Tratamiento;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
3. Ejercicio y Procedimiento para ejercer los derechos al Habeas Data.
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de
garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los
cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le
concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento
del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley,
permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a
los mismos.
Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el
artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los
titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de
otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma
actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
MEDIIMPLANTES S.A. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras
funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y
reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos
en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir
información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el
tratamiento de datos personales.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de
información (Datos personales), podrá comunicarse con “MEDIIMPLANTES S.A” así:
En General puede comunicarse al correo sqr@mediimplantes.com
Si es Cliente comunicarse con el asesor comercial que tiene asignado.
Si es un proveedor por favor comunicarse con la persona de Compras el cual lo contacto
Si es o fue empleado por favor comunicarse al correo
gestion.humana@mediimplantes.com
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente (57) 7 6761915 en el horario de
lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
4. Ejercicio de los derechos.
4.1. Derecho de acceso.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne,
conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo
objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De
esta manera, MEDIIMPLANTES S.A. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que
son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en
posesión del responsable.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo
cual se traduce en el deber de MEDIIMPLANTES S.A. de informar al titular sobre el tipo de
datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el
tratamiento.
MEDIIMPLANTES S.A. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad
del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita,
el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo
del Titular a ellos.
4.2. Consultas.
MEDIIMPLANTES S.A. Garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen
en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales MEDIIMPLANTES S.A. garantiza,
que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de
solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual
en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
4.3. Reclamos.
MEDIIMPLANTES S.A. garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado
bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto
es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia MEDIIMPLANTES S.A. recibe un reclamo que en realidad no
debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(3) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho
término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.4. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios
habilitados por MEDIIMPLANTES S.A. señalados en este documento, y contener, como mínimo, la
siguiente información:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como
teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca
ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
personales.
Parágrafo 1. Rectificación y Actualización De Datos. MEDIIMPLANTES S.A. tiene la obligación de
rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o
inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se
tendrá en cuenta lo siguiente:
MEDIIMPLANTES S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de
este derecho.
Parágrafo 2. Supresión De Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a EL
MEDIIMPLANTES S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados porMEDIIMPLANTES S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es
absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, MEDIIMPLANTES S.A. debe
realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación
de la información.
4.5. Revocatoria De La Autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos
personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera,
sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, MEDIIMPLANTES S.A. deba dejar de
tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento
determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del
consentimiento a MEDIIMPLANTES S.A., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es
total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está
conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y
responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
5. Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
6.3. Deberes de MEDIIMPLANTES S.A. cuando realiza el tratamiento a través de un
Encargado
Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está
autorizado a suministrar a terceros.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto
de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas
sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en
discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
6.4. Deberes de MEDIIMPLANTES S.A. respecto de la Superintendencia de Industria y
Comercio
Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos
en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
6.5. Deberes de MEDIIMPLANTES S.A. cuando obra como Encargado del tratamiento de
datos personales.
Si MEDIIMPLANTES S.A. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u
organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a
MEDIIMPLANTES S.A. los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en la presente política.
Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se
establece en la presente política.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o
facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
7. Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del
titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es
presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional
de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del
titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien
MEDIIMPLANTES S.A. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
8. Aviso de Privacidad
MEDIIMPLANTES S.A., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso
de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en
https://www.mediimplantes.com
9. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de
información
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a
los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
Página pública de MEDIIMPLANTES S.A. www.mediimplantes.com, Correo electrónico enviado a
los titulares.
10. Vigencia de las políticas de tratamiento de información personal.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los
clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al
servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los
mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de MEDIIMPLANTES S.A. no se
podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el
ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de
los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en
los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para
los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de
privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
Las presentes políticas rigen a partir del 02 de Mayo de 2016.
RICARDO ALBERTO AZUERO GONZALEZ
Gerente